Секретарь
- Подробности
- Обновлено: 06.03.2021 09:23
- Автор: Сергей Краковский

Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит нормальная работа всего офиса.
Содержание:
- История профессии
- Особенности профессии
- Обязанности
- Важные качества
- Навыки и знания
- Перспективы и карьера
- Обучение
История профессии
Профессия секретарь зародилась еще во времена Древнего Рима. Высокородные патриции прибегали к услугам помощников ― образованных мужчин. Помимо делопроизводства эти работники нередко отвечали за корреспонденцию нанимателя. Как правило, они были осведомлены о многих секретах своих хозяев.
Во времена правления Петра I был открыт институт «секретарей». К работе допускались исключительно мужчины-дворяне, выходцы из именитых родов. На сегодняшний день требования секретарям менее строгие. Преимущественно пост секретаря занимают женщины, но встречаются на указанной должности и мужчины.
Особенности профессии
Данная профессия имеет ряд специализаций: референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь-переводчик.
Отдельно стоит упомянуть о секретарях, которые работают в судах. Сотрудник закрепляется за конкретным судьей, отмечает явку задействованных в процессе сторон, отвечает за своевременную рассылку повесток, печатает судебные акты и обрабатывает почту.
Профессия секретарь наделена такими положительными сторонами:
- востребованность;
- возможность завести полезные знакомства;
- владение точной информацией о делах компании;
- возможность совершенствования организаторских навыков;
- шанс совмещать работу и учебу;
- стабильность;
- отсутствие повышенной физической нагрузки.
В перечень недостатков стоит включить следующее:
- потребность часто задерживаться после окончания рабочего дня;
- отсутствие возможности самореализации в ряде случаев;
- необходимость идеально выглядеть требует финансовых затрат.
Обязанности
Ключевые обязанности секретаря предусматривают следующее:
- встреча посетителей в приемной;
- ведение делопроизводства компании;
- ежедневное планирование рабочего графика начальника, и оперативное внесение правок по необходимости;
- прием телефонных звонков;
- подготовка к проведению конференций и совещаний;
- бронь номера в отеле, заказ авиабилетов для шефа и иных работников компании;
- заказ канцтоваров и иных вещей, что нужны для нормального функционирования офиса.
Важные качества
Необходимые качества, которыми должен обладать секретарь:
- ответственный подход к выполнению обязанностей;
- привлекательная внешность;
- аккуратность;
- пунктуальность;
- внимательность;
- вежливость;
- хорошая память;
- грамотная речь;
- коммуникабельность;
- стрессоустойчивость;
- организованность.
Навыки и знания
Секретарь ― это специалист, который в совершенстве должен владеть ПК и оргтехникой; знать основные разновидности ПО, правила оформления и регистрации документов, а также ― особенности ведения внутренней отчетности.
В крупных корпорациях к секретарям выдвигают повышенные требования, включая владение иностранными языками и знание тонкостей делового этикета. В фирмах, что ведут деятельность на международном уровне, секретарь отвечает за подготовку к деловым встречам, фуршетам и пр.
Перспективы и карьера
Услуги секретаря востребованы в организациях и предприятиях различного направления деятельности, нотариальных конторах, судах и пр.
Секретарь ― это профессия, что не предусматривает стремительного и существенного карьерного роста. Низшей ступенью принято считать должность секретаря на ресепшн. Такой сотрудник не занимается управленческой деятельностью. Зачастую в его обязанности входит консультирование по телефонным звонкам, и организация встречи клиентов.
Немного выше по рангу расположена должность секретаря-референта, что может выполнять обязанности офис-менеджера.
Специалист с высшим образованием вправе претендовать на должность личного ассистента руководителя компании.
Обучение
Для начала карьеры достаточно получить среднее профессиональное или неполное высшее образование по специальности: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления». Курсы секретарей помогут быстро освоить азы профессии.
Рассчитывать на повышение в дальнейшем смогут претенденты с высшим образованием. Подходящими являются такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет и лингвистика.