Секретар

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 4.00 [6 Голоси(ів)]

Деталі: Останнє оновлення: П'ятниця, 19 травня 2023, 15:28

Секретарем є працівник компанії, від продуктивної діяльності якого залежить нормальна робота всього офісу.

ЗМІСТ:

Історія професії
Особливості професії
Обов'язки
Важливі якості
Навички та знання
Перспективи та кар'єра
Навчання

Історія професії

Професія секретар зародилася ще за часів Стародавнього Риму. Високі патриції вдавалися до послуг помічників ― освічених чоловіків. Крім діловодства, ці працівники нерідко відповідали за кореспонденцію наймача. Як правило, вони були обізнані про багато секретів своїх господарів.

За правління Петра I було відкрито інститут «секретарів». До роботи допускалися виключно чоловіки-дворяни, вихідці зі знаменитих пологів. На сьогоднішній день вимоги секретарям менш суворі. Переважно посаду секретаря обіймають жінки, але зустрічаються на зазначеній посаді та чоловіки.

Особливості професії

Ця професія має низку спеціалізацій: референт, діловод, офіс-секретар, секретар-перекладач.

Окремо варто згадати про секретарів, які працюють у судах. Співробітник закріплюється за конкретним суддею, наголошує на явці задіяних у процесі сторін, відповідає за своєчасне розсилання повісток, друкує судові акти та обробляє пошту.

Професія секретар має такі позитивні сторони:

затребуваність;
можливість завести корисні знайомства;
володіння точною інформацією про справи підприємства;
можливість удосконалення організаторських навичок;
шанс поєднувати роботу та навчання;
стабільність;
відсутність підвищеного фізичного навантаження.

У перелік недоліків варто включити таке:

потреба часто затримуватись після закінчення робочого дня;
відсутність можливості самореалізації у ряді випадків;
необхідність ідеально виглядати потребує фінансових витрат.

Обов'язки

Ключові обов'язки секретаря передбачають:

зустріч відвідувачів у приймальні;
ведення діловодства підприємства;
щоденне планування робочого графіка начальника та оперативне внесення правок за потребою;
прийом телефонних дзвінків;
підготовка до проведення конференцій та нарад;
броня номера в готелі, замовлення авіаквитків для шефа та інших працівників компанії;
замовлення канцтоварів та інших речей, що потрібні для нормального функціонування офісу.

Важливі якості

Необхідні якості, якими повинен мати секретар:

відповідальний підхід до виконання обов'язків;
приваблива зовнішність;
акуратність;
пунктуальність;
уважність;
ввічливість;
хороша пам'ять;
грамотна мова;
комунікабельність;
стресостійкість;
організованість.

Навички та знання

Секретар - це фахівець, який досконало повинен володіти ПК та оргтехнікою; знати основні різновиди ПЗ, правила оформлення та реєстрації документів, а також особливості ведення внутрішньої звітності.

У великих корпораціях до секретарів висувають підвищені вимоги, включаючи володіння іноземними мовами та знання тонкощів ділового етикету. У фірмах, що ведуть діяльність на міжнародному рівні, секретар відповідає за підготовку до ділових зустрічей, фуршетів та ін.

Перспективи та кар'єра

Послуги секретаря затребувані в організаціях та підприємствах різного напряму діяльності, нотаріальних конторах, судах та ін.

Секретар – це професія, що не передбачає стрімкого та суттєвого кар'єрного зростання. Нижчим щаблем прийнято вважати посаду секретаря на ресепшн. Такий співробітник не займається управлінською діяльністю. Найчастіше в його обов'язки входить консультування з телефонних дзвінків та організація зустрічі клієнтів.

Трохи вище за рангом розташована посада секретаря-референта, що може виконувати обов'язки офіс-менеджера.

Фахівець із вищою освітою має право претендувати на посаду особистого помічника керівника компанії.

Навчання

Для початку кар'єри достатньо здобути середню професійну чи неповну вищу освіту за спеціальністю: «Діловодство», «Документознавство та документаційне забезпечення управління». Курси секретарів допоможуть швидко освоїти професійні ази.

Розраховувати на підвищення надалі зможуть претенденти із вищою освітою. Придатними є такі напрями, як економіка, менеджмент, управління персоналом, бухгалтерський облік та лінгвістика.