Секретарь

Подробности

Обновлено: 22.12.2018 19:48

Автор: Сергей Краковский

Секретарь (от лат. лат. secretarius – доверенное лицо) - это сотрудник в офисе, имеющий определенный круг должностных обязанностей. Необходимость этой профессии сейчас есть в каждой крупной или средней компании. Существуют как минимум два наиболее значимых и распространенных их типа, это всем известный простой секретарь в приемной и более современный секретарь-референт.

Между прочим секретарем называют также и сотрудника, который обслуживает клиентов на ресепшене от (англ. reception – прием) в отелях и других заведениях.

Секретари в приемной – это работники, которые не только принимают телефонные звонки от клиентов, но и общаются с посетителями, принимают и отправляют корпоративную почту, выполняют офисные задания руководства (печать документов, регистрацию, и многое другое). Также, при необходимости организации той или иной встречи или совещания, секретарь определяет свободное время организатора, участников встречи, и назначает дату и время ее проведения.

Необходимые знания и навыки:

Первое требование к секретарю в приемной требуется - это приятный голос и внешность. Также необходимы навыки делового общения, умение пользоваться офисной техникой (компьютером, факсом, принтером, и др.). В реалиях современного делопроизводства необходимо знание офисных программ (Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook Express).

Требования к референту немногим больше. (Референт – от лат. referens – сообщающий, докладчик, лицо, читающее реферат). Помимо вышеперечисленных требований к простому секретарю, у него еще ряд других обязанностей. А именно: секретарь-референт ведет в полном объеме делопроизводство: регистрирует и распределяет корреспонденцию, проводит документы на подпись, заниматься первичной бухгалтерией, следит за наличием канцелярских принадлежностей и исправностью офисной техники. В дополнительных обязанностях может быть подготовка переговоров с партнерами и ведение предварительных переговоров.

Место работы:

В любой уважающей себя крупной или средней компании.

Перспективы и карьерный рост:

Секретари могут продвинутся по службе до начальника административного отдела, могут быть переквалифицированы в другие отделы, как сотрудники, обладающие навыками коммуникативности и делопроизводства.