Секретарь

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 4.00 [6 Голоса (ов)]

Подробности: Обновлено: 21.12.2021 17:03

Поделитесь в сети:

Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит нормальная работа всего офиса.

СОДЕРЖАНИЕ:

История профессии
Особенности профессии
Обязанности
Важные качества
Навыки и знания
Перспективы и карьера
Обучение

История профессии

Профессия секретарь зародилась еще во времена Древнего Рима. Высокородные патриции прибегали к услугам помощников ― образованных мужчин. Помимо делопроизводства эти работники нередко отвечали за корреспонденцию нанимателя. Как правило, они были осведомлены о многих секретах своих хозяев.

Во времена правления Петра I был открыт институт «секретарей». К работе допускались исключительно мужчины-дворяне, выходцы из именитых родов. На сегодняшний день требования секретарям менее строгие. Преимущественно пост секретаря занимают женщины, но встречаются на указанной должности и мужчины.

Особенности профессии

Данная профессия имеет ряд специализаций: референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь-переводчик.

Отдельно стоит упомянуть о секретарях, которые работают в судах. Сотрудник закрепляется за конкретным судьей, отмечает явку задействованных в процессе сторон, отвечает за своевременную рассылку повесток, печатает судебные акты и обрабатывает почту.

Профессия секретарь наделена такими положительными сторонами:

востребованность;
возможность завести полезные знакомства;
владение точной информацией о делах компании;
возможность совершенствования организаторских навыков;
шанс совмещать работу и учебу;
стабильность;
отсутствие повышенной физической нагрузки.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

потребность часто задерживаться после окончания рабочего дня;
отсутствие возможности самореализации в ряде случаев;
необходимость идеально выглядеть требует финансовых затрат.

Обязанности

Ключевые обязанности секретаря предусматривают следующее:

встреча посетителей в приемной;
ведение делопроизводства компании;
ежедневное планирование рабочего графика начальника, и оперативное внесение правок по необходимости;
прием телефонных звонков;
подготовка к проведению конференций и совещаний;
бронь номера в отеле, заказ авиабилетов для шефа и иных работников компании;
заказ канцтоваров и иных вещей, что нужны для нормального функционирования офиса.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать секретарь:

ответственный подход к выполнению обязанностей;
привлекательная внешность;
аккуратность;
пунктуальность;
внимательность;
вежливость;
хорошая память;
грамотная речь;
коммуникабельность;
стрессоустойчивость;
организованность.

Навыки и знания

Секретарь ― это специалист, который в совершенстве должен владеть ПК и оргтехникой; знать основные разновидности ПО, правила оформления и регистрации документов, а также ― особенности ведения внутренней отчетности.

В крупных корпорациях к секретарям выдвигают повышенные требования, включая владение иностранными языками и знание тонкостей делового этикета. В фирмах, что ведут деятельность на международном уровне, секретарь отвечает за подготовку к деловым встречам, фуршетам и пр.

Перспективы и карьера

Услуги секретаря востребованы в организациях и предприятиях различного направления деятельности, нотариальных конторах, судах и пр.

Секретарь ― это профессия, что не предусматривает стремительного и существенного карьерного роста. Низшей ступенью принято считать должность секретаря на ресепшн. Такой сотрудник не занимается управленческой деятельностью. Зачастую в его обязанности входит консультирование по телефонным звонкам, и организация встречи клиентов.

Немного выше по рангу расположена должность секретаря-референта, что может выполнять обязанности офис-менеджера.

Специалист с высшим образованием вправе претендовать на должность личного ассистента руководителя компании.

Обучение

Для начала карьеры достаточно получить среднее профессиональное или неполное высшее образование по специальности: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления». Курсы секретарей помогут быстро освоить азы профессии.

Рассчитывать на повышение в дальнейшем смогут претенденты с высшим образованием. Подходящими являются такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет и лингвистика.

Поделитесь в сети: