Офис-менеджер
- Подробности
- Обновлено: 06.03.2021 09:23
- Автор: Сергей Краковский

Офис-менеджером является работник компании, обязанности которого связаны с обеспечением продуктивной деятельности офиса компании.
Содержание:
- История профессии
- Особенности профессии
- Обязанности
- Важные качества
- Навыки и знания
- Перспективы и карьера
- Обучение
История профессии
Возникла профессия офис-менеджер относительно недавно. Она сформировалась на базе должности администратора, со временем приобретая индивидуальные особенности. При этом в некоторых позициях обязанности специалиста совпадают с пунктами, наведенными в должностной инструкции секретаря, администратора и даже менеджера по персоналу, несмотря на отличие между указанными профессиями.
В переводе с английского слово «manager» звучит, как «управляющий». Иными словами, на офис-менеджера возлагается ответственность за обеспечение эффективного рабочего процесса всех служб компании. При этом он подчиняется непосредственно генеральному директору либо замдиректора по персоналу.
Особенности профессии
В ведении офис-менеджера находятся все процессы, что касаются работы компании, сотрудником которой он является. Специалист руководит работой секретариата и вспомогательного персонала.
В зависимости от величины компании, а также ― действующих там моделей управления и делопроизводства, должностные обязанности могут отличаться.
Офис-менеджер ― это профессия, которой присущи такие преимущества:
- отсутствие потребности в наличие высшего образования;
- востребованность на рынке труда;
- опытные специалисты в данной сфере могут рассчитывать на высокую заработную плату;
- возможность получить опыт и завести полезные знакомства.
В перечень недостатков стоит включить следующее:
- минимальная зарплата у начинающих специалистов;
- высокая ответственность;
- вероятность критики со стороны руководства или коллектива;
- потребность успевать выполнять основную работу и личные задания от начальника.
Обязанности
Должностные обязанности офис-менеджера варьируются, исходя из направления деятельности фирмы, но основные из них следующие:
- встреча посетителей офиса;
- обеспечение соответствующих условий для проведения совещаний и брифингов;
- снабжение остальных сотрудников офиса всем нужным для работы;
- организация корпоративных мероприятий в офисе;
- контроль финансовых затрат на офисные нужды;
- планирование рабочего пространства для всего коллектива: предметы мебели расставляется таким образом, чтобы люди могли удобно работать;
- закупка климатической техники;
- организация проведения ремонтных работ в офисе (по необходимости);
- прием звонков и регистрация корреспонденции;
- распределение документации по соответствующим отделам.
Дополнительные обязанности предусматривают выполнение мелких, зачастую личного характера, просьб и поручений руководства (бронирование билетов и номеров в гостинице на случай командировки, закупка подарков партнерам компании и пр.).
Важные качества:
Необходимые качества, которыми должен обладать офис-менеджер:
- ответственность;
- аккуратность;
- пунктуальность;
- внимательность;
- хорошая память;
- работоспособность;
- коммуникабельность;
- стрессоустойчивость;
- наличие организаторских способностей;
- вежливость;
- терпеливость;
- презентабельная внешность.
Навыки и знания
Профессия офис-менеджер предусматривает знание основ делопроизводства, умение пользоваться оргтехникой, и наличие базовых знаний в области экономики, юриспруденции и психологии. Зачастую работодатели отдают предпочтение соискателям, которые хорошо владеют минимум одним иностранным языком. В зависимости от приоритетного направления деятельности компании могут быть востребованы и специальные знания.
Перспективы и карьера
Офис-менеджер ― это специалист, который может работать в коммерческих и государственных организациях различного направления деятельности. При этом перспектива продвижения по карьерной лестнице в данной профессии минимальна. Специалист вправе занять место менеджера по персоналу, если ранее частично выполнял подобные обязанности.
Обучение
Для того чтобы занять должность офис-менеджера, необходимо получить среднее или высшее образования (в зависимости от требований и уровня фирмы). Дополнительно, следует окончить специализированные курсы по знанию ПК и программы 1C. Также уместно уделить время изучению литературы по деловому этикету.