Офис-менеджер

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 4.25 [4 Голоса (ов)]

Подробности: Обновлено: 21.12.2021 17:07

Поделитесь в сети:

Офис-менеджером является работник компании, обязанности которого связаны с обеспечением продуктивной деятельности офиса компании.

СОДЕРЖАНИЕ:

История профессии
Особенности профессии
Обязанности
Важные качества
Навыки и знания
Перспективы и карьера
Обучение

История профессии

Возникла профессия офис-менеджер относительно недавно. Она сформировалась на базе должности администратора, со временем приобретая индивидуальные особенности. При этом в некоторых позициях обязанности специалиста совпадают с пунктами, наведенными в должностной инструкции секретаря, администратора и даже менеджера по персоналу, несмотря на отличие между указанными профессиями.

В переводе с английского слово «manager» звучит, как «управляющий». Иными словами, на офис-менеджера возлагается ответственность за обеспечение эффективного рабочего процесса всех служб компании. При этом он подчиняется непосредственно генеральному директору либо замдиректора по персоналу.

Особенности профессии

В ведении офис-менеджера находятся все процессы, что касаются работы компании, сотрудником которой он является. Специалист руководит работой секретариата и вспомогательного персонала.

В зависимости от величины компании, а также ― действующих там моделей управления и делопроизводства, должностные обязанности могут отличаться.

Офис-менеджер ― это профессия, которой присущи такие преимущества:

отсутствие потребности в наличие высшего образования;
востребованность на рынке труда;
опытные специалисты в данной сфере могут рассчитывать на высокую заработную плату;
возможность получить опыт и завести полезные знакомства.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

минимальная зарплата у начинающих специалистов;
высокая ответственность;
вероятность критики со стороны руководства или коллектива;
потребность успевать выполнять основную работу и личные задания от начальника.

Обязанности

Должностные обязанности офис-менеджера варьируются, исходя из направления деятельности фирмы, но основные из них следующие:

встреча посетителей офиса;
обеспечение соответствующих условий для проведения совещаний и брифингов;
снабжение остальных сотрудников офиса всем нужным для работы;
организация корпоративных мероприятий в офисе;
контроль финансовых затрат на офисные нужды;
планирование рабочего пространства для всего коллектива: предметы мебели расставляется таким образом, чтобы люди могли удобно работать;
закупка климатической техники;
организация проведения ремонтных работ в офисе (по необходимости);
прием звонков и регистрация корреспонденции;
распределение документации по соответствующим отделам.

Дополнительные обязанности предусматривают выполнение мелких, зачастую личного характера, просьб и поручений руководства (бронирование билетов и номеров в гостинице на случай командировки, закупка подарков партнерам компании и пр.).

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать офис-менеджер:

ответственность;
аккуратность;
пунктуальность;
внимательность;
хорошая память;
работоспособность;
коммуникабельность;
стрессоустойчивость;
наличие организаторских способностей;
вежливость;
терпеливость;
презентабельная внешность.

Навыки и знания

Профессия офис-менеджер предусматривает знание основ делопроизводства, умение пользоваться оргтехникой, и наличие базовых знаний в области экономики, юриспруденции и психологии. Зачастую работодатели отдают предпочтение соискателям, которые хорошо владеют минимум одним иностранным языком. В зависимости от приоритетного направления деятельности компании могут быть востребованы и специальные знания.

Перспективы и карьера

Офис-менеджер ― это специалист, который может работать в коммерческих и государственных организациях различного направления деятельности. При этом перспектива продвижения по карьерной лестнице в данной профессии минимальна. Специалист вправе занять место менеджера по персоналу, если ранее частично выполнял подобные обязанности.

Обучение

Для того чтобы занять должность офис-менеджера, необходимо получить среднее или высшее образования (в зависимости от требований и уровня фирмы). Дополнительно, следует окончить специализированные курсы по знанию ПК и программы 1C. Также уместно уделить время изучению литературы по деловому этикету.

Поделитесь в сети: